Cuando se trata de contabilidad y facturación dentro de una empresa, es importante contar con un programa integral de facturación electrónica.
Cada vez son más las empresas que dan el salto a la facturación electrónica, pero aún existen muchas dudas al respecto.
¿Aún tienes dudas sobre el uso de los programas de facturación? ¡Entonces continúa leyendo!
Antes de entrar en el meollo del asunto, se considera programa de facturación electrónica a un programa capaz de realizar una gestión integral de la facturación electrónica.
Estos programas no solo se encargan de emitir facturas, sino también de contabilizar, emitir y recibirlas, además de integrarse con otros programas; obteniendo así una visión global de la empresa.
A la hora de elegir un programa de facturación electrónica, hay varias variables a tener en cuenta:
- Accesibilidad: Lo ideal es elegir un software que sea accesible desde diferentes lugares, mejorando así la transferencia de información.
- Automatización: Busca un programa de facturas electrónicas que te permita automatizar tareas, ya que esto aumentará la productividad al reducir el tiempo dedicado a actividades consideradas rutinarias.
- La integración: Es importante que tu programa de facturación se pueda integrar fácilmente con otros programas o ERPs que utilices en la empresa. Sería inútil recopilar diferentes datos de diferentes medios sin poder relacionarlos, ya que sería una desventaja para tomar decisiones basadas en información general sobre la empresa.
- Legalidad: Cuando se trata de facturas electrónicas, es fundamental que el software en cuestión cumpla con todas las normativas legales, además de garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos tratados.
¿Cómo funciona un programa de facturación electrónica?
Aunque la mayoría sabemos cuáles son los programas y software de facturación, lo que desconocemos realmente es su funcionamiento, aquí te lo explicamos:
1- Entrada de factura
Dependiendo del tipo de programa o software que tengas, tendrás la opción de ingresar facturas de dos maneras. La primera es manual, algo que puede resultar muy caro si tu volumen de facturación es elevado.
La segunda se refiere a una titulación más compleja en la programación del software en cuestión, la posibilidad de introducir facturas por correo electrónico, una práctica mucho más rápida que ahorra tiempo y, además, posibles errores de entrada manual.
2- Aprobación y flujos de trabajo
Después de completar la primera tarea de carga de facturas, el programa comienza a trabajar en los flujos de trabajo configurados, así como en la consulta inicial del proyecto.
Gracias a estos flujos de trabajo, la aprobación o rechazo de facturas se realiza de forma automática, se envían a otros usuarios y, en definitiva, se controlan por completo. Esto reduce los costos asociados con estas actividades y aumenta la productividad.
3- Exportar a ERP
El tercer paso combina el software de facturación con un ERP. Ya hemos hablado de ello varias veces, pero un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que ayuda a automatizar muchas tareas, lo que aumenta la productividad empresarial.
La implementación del programa de facturación con el ERP es muy útil porque, por un lado, aumenta la velocidad de transferencia de información y, por otro, mejora la cohesión documental entre servicios; Además, se mejora la confiabilidad de los datos, asegurando que ninguno se pierda durante la transferencia.
4- Consulta interna del dosier digital
Finalmente, todas las facturas procesadas en el programa o software permanecen grabadas en la propia plataforma, respetando así la legislación según la cual todas las facturas emitidas pueden consultarse y visualizarse en cualquier momento.
Gracias a este tipo de programas es posible conseguir un buen orden de las facturas, de forma que cualquier persona autorizada pueda buscarlas sin perder demasiado tiempo en esta búsqueda.
Estos son los cuatro pasos por los que pasa un programa de facturación electrónica. Lo ideal es que consultes para ver cuáles son tus necesidades, y con base en eso, puedas elegir el programa o software que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.
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